Exact Online als centraal platform voor financiële administratie en bedrijfsprocessen

Exact Online is één van de bekendste en meest gebruikte cloudoplossingen voor boekhouding en ERP in Nederland. Van zelfstandige ondernemers tot internationale organisaties vertrouwen dagelijks op Exact Online voor hun financiële administratie, verkoop- en inkoopprocessen, voorraadbeheer, projectadministratie en relatiebeheer. Doordat alle bedrijfsgegevens centraal worden beheerd, biedt het platform een compleet overzicht van de organisatie en vormt het voor veel bedrijven het digitale hart van de bedrijfsvoering.

Sinds de introductie is Exact Online uitgegroeid van een online boekhoudpakket naar een uitgebreid softwareplatform waarmee vrijwel alle administratieve en commerciële processen kunnen worden ondersteund. Dankzij de modulaire opbouw kunnen organisaties de software aanpassen aan hun eigen behoeften en uitbreiden met functionaliteiten voor CRM, productie, voorraadbeheer, projectmanagement, urenregistratie en financiële rapportages. Hierdoor groeit Exact Online eenvoudig mee met de ontwikkeling van een organisatie.

Wat is Exact Online?

Exact Online is een cloudgebaseerde ERP- en boekhoudoplossing die volledig via de browser beschikbaar is. In tegenstelling tot traditionele bedrijfssoftware hoeven organisaties geen servers of lokale installaties meer te onderhouden. Updates worden automatisch uitgevoerd en gebruikers beschikken altijd over de nieuwste functionaliteiten.

Binnen Exact Online komen verschillende bedrijfsprocessen samen. Financiële administratie vormt vaak de basis, maar daarnaast ondersteunt het platform onder meer verkoop, inkoop, voorraadbeheer, productie, projecten, abonnementen en relatiebeheer. Omdat alle gegevens in één centrale database worden opgeslagen, beschikken verschillende afdelingen altijd over dezelfde actuele informatie.

Deze centrale werkwijze voorkomt dubbele invoer en maakt samenwerking tussen afdelingen aanzienlijk eenvoudiger. Een verkooporder die door de verkoopafdeling wordt aangemaakt kan bijvoorbeeld automatisch leiden tot een reservering van de voorraad, een levering, een factuur en uiteindelijk een financiële boeking. Hierdoor verlopen processen sneller en wordt de kans op administratieve fouten aanzienlijk kleiner.

Exact Online wordt gebruikt door bedrijven in uiteenlopende sectoren, waaronder handel, productie, zakelijke dienstverlening, bouw, installatie, retail en e-commerce. Dankzij de flexibiliteit van het platform is het geschikt voor zowel kleinere organisaties als grotere bedrijven met complexe bedrijfsprocessen.

Belangrijkste functionaliteiten

De kracht van Exact Online zit in de combinatie van verschillende bedrijfsprocessen binnen één geïntegreerd platform. Hierdoor hoeven organisaties niet voor iedere afdeling een afzonderlijk systeem te gebruiken.

Financiële administratie vormt uiteraard een belangrijk onderdeel. Bedrijven kunnen eenvoudig verkoop- en inkoopfacturen verwerken, bankmutaties inlezen, btw-aangiftes voorbereiden en uitgebreide financiële rapportages genereren. Dankzij automatische bankkoppelingen en slimme boekingsvoorstellen wordt veel handmatig werk uit handen genomen.

Daarnaast beschikt Exact Online over uitgebreide mogelijkheden voor relatiebeheer. Klanten, leveranciers en contactpersonen worden centraal beheerd, waardoor verkoop-, service- en financiële afdelingen allemaal met dezelfde gegevens werken.

Voor handelsbedrijven biedt Exact Online uitgebreide ondersteuning voor artikelbeheer, voorraadadministratie en orderverwerking. Voorraadmutaties worden automatisch bijgewerkt en gebruikers hebben realtime inzicht in beschikbare voorraad, leveringen en bestellingen.

Ook projectorganisaties maken veel gebruik van Exact Online. Urenregistratie, budgetbewaking, nacalculatie en projectfacturatie kunnen volledig binnen het platform worden uitgevoerd. Hierdoor ontstaat een compleet overzicht van de voortgang en winstgevendheid van projecten.

Productiebedrijven kunnen gebruikmaken van functies zoals stuklijsten, productieorders en materiaalplanning. Hierdoor ondersteunt Exact Online niet alleen administratieve processen, maar ook operationele werkzaamheden binnen de organisatie.

Waarom kiezen bedrijven voor Exact Online?

Een belangrijke reden waarom veel organisaties voor Exact Online kiezen, is de combinatie van gebruiksgemak en uitgebreide functionaliteit. Het platform groeit eenvoudig mee met de organisatie en biedt voor vrijwel iedere fase van een onderneming passende modules.

Omdat Exact Online volledig in de cloud draait, kunnen medewerkers vanaf iedere locatie veilig inloggen. Dit maakt hybride werken eenvoudiger en zorgt ervoor dat informatie altijd beschikbaar is.

Daarnaast biedt Exact uitgebreide dashboards en managementrapportages waarmee ondernemers realtime inzicht krijgen in de financiële gezondheid van hun organisatie. Omzetontwikkeling, marges, openstaande posten, liquiditeit en andere belangrijke KPI’s zijn direct beschikbaar.

Een ander voordeel is het uitgebreide partnernetwerk rondom Exact Online. Hierdoor zijn veel aanvullende oplossingen beschikbaar en kunnen bedrijven hun softwarelandschap eenvoudig uitbreiden met gespecialiseerde applicaties.

API en integratiemogelijkheden

Juist omdat Exact Online vaak het centrale systeem binnen een organisatie vormt, ontstaat regelmatig de behoefte om andere software te koppelen. Denk aan webshops, CRM-systemen, WMS-oplossingen, HR-software, marketingplatformen of branchespecifieke applicaties.

Exact Online beschikt hiervoor over een uitgebreide REST API waarmee gegevens veilig en betrouwbaar kunnen worden uitgewisseld. Hierdoor hoeven gegevens niet langer handmatig tussen verschillende systemen te worden overgenomen.

Afhankelijk van de inrichting kunnen onder andere de volgende gegevens automatisch worden gesynchroniseerd:

• Klanten en contactpersonen
• Leveranciers
• Artikelen
• Verkooporders
• Inkooporders
• Facturen
• Voorraadmutaties
• Projecten
• Financiële boekingen
• Betaalstatussen

Door gegevens automatisch te synchroniseren beschikken medewerkers altijd over actuele informatie en worden bedrijfsprocessen efficiënter ingericht.

Waarom organisaties Exact Online koppelen

Steeds meer bedrijven gebruiken meerdere gespecialiseerde softwareoplossingen naast Exact Online. Een webshop verwerkt online bestellingen, een CRM beheert klantcontacten, een magazijnsysteem ondersteunt de logistiek en marketingsoftware verzamelt leadinformatie. Zonder koppelingen moeten dezelfde gegevens vaak meerdere keren worden ingevoerd.

Door Exact Online met deze systemen te integreren ontstaat één digitale informatieketen. Nieuwe klanten worden automatisch aangemaakt, orders worden direct verwerkt, facturen verschijnen automatisch in de administratie en voorraadstanden blijven overal gelijk.

Hierdoor besparen organisaties veel tijd, worden fouten voorkomen en ontstaat meer inzicht in de volledige bedrijfsvoering.

Veel voorkomende koppelingen zijn onder andere met webshops zoals Shopify en WooCommerce, CRM-systemen, WMS-oplossingen, kassasystemen, HR-software en maatwerkapplicaties.

Maatwerk koppelingen met Exact Online

Iedere organisatie werkt anders. Daarom bestaat er geen standaardoplossing die voor iedere situatie geschikt is. Wij ontwikkelen maatwerk API-koppelingen tussen Exact Online en andere softwareplatformen, volledig afgestemd op de processen binnen jouw organisatie.

Of het nu gaat om het synchroniseren van klanten, orders, voorraad, facturen of volledige bedrijfsprocessen: wij realiseren betrouwbare integraties die zorgen voor minder handmatig werk, minder fouten en altijd actuele gegevens binnen alle gebruikte systemen.

---

Veelgebruikte koppelingen met Exact Online

Exact Online wordt regelmatig geïntegreerd met onder andere Shopify, WooCommerce, Magento, AFAS, Mailchimp, HubSpot, Bullhorn, Carerix, WordPress, Vendit, DHL en diverse maatwerkapplicaties. Door deze systemen met elkaar te verbinden ontstaat een efficiënte gegevensuitwisseling waarbij bedrijfsprocessen grotendeels automatisch verlopen.